Heb je de vorige blog gelezen en heb je besloten dat de rondslingerende papieren zijn waar je je het meest aan stoort en waar je mee wilt beginnen? Dan heb ik hier nog een paar tips voor je om je te helpen bij het opruimen van deze stapels papieren.
Verzamel alle losliggende papieren
Neem een doos en loop door je hele huis of kantoor en verzamel alle losse papieren die je tegenkomt. Rekeningen, brieven van school, to-do lijstjes, boodschappenlijstjes, herinneringen, tekeningen, verzekeringspolissen, gebruiksaanwijzingen, alles. Vergeet ook niet de stapeltjes in de kast, die je eerder uit het zicht hebt gelegd. Laat nergens een stapeltje liggen, maar neem echt alles mee. Hiermee voorkom je dat je in een later stadium stapels alleen maar gaat verplaatsen in plaats van echt opruimen. Én, stapels papieren trekken andere papieren aan. Je bent dan sneller geneigd er iets maar weer even bovenop te gooien. En voor je het weet ben je weer terug bij af en stoor je je er weer aan.
Opruimen is niet hetzelfde als opbergen
Je hebt in de doos nu 1 grote stapel van papieren waar je iets mee moet. En dat is niet alleen een kwestie van deze in een ordner stoppen. Je hebt tenslotte geen oneindige opbergmogelijkheden. Je zult dus kritisch moeten zijn over wat je bewaart.
Vraag jezelf bij ieder papier dat je in je handen neemt af:
- Moet ik hier nog iets mee doen? Leg alle nog te betalen facturen bij elkaar, neem items op de to-do lijstjes over in je grote of algemene takenlijst, zet herinneringen in je agenda, enz.
- Wil ik dit echt bewaren?
- Ben ik verplicht dit te bewaren? Sommige papieren moet je nu eenmaal bewaren, zoals notariele stukken, leningsovereenkomsten en arbeidscontracten. Andere papieren zijn ook vooral heel handig om te bewaren. Denk aan inentingspapieren en andere medische gegevens. Ook voor de belastingen ben je verplicht bepaalde papieren en gegevens te bewaren. Meer voor ondernemers hierover vind je hier op de website van de Belastingdienst.
- Heb ik het echt nodig? Nu? En in de toekomst? Is het belangrijk dat je het bewaart of kun je de informatie later ook nog ergens anders terugvinden. Brieven die je ook digitaal hebt gekregen, kunnen weg. En gebruiksaanwijzingen van apparaten bijvoorbeeld zijn tegenwoordig over het algemeen vrij eenvoudig terug te vinden op internet. De papieren versie kan dan eigenlijk weg. Ben je bang dat hij over een paar jaar digitaal niet meer te vinden is, dan kun je altijd deze versie opslaan op je computer.
- Ben ik degene die dit moet bewaren? Zo niet, geef het (terug) aan degene die daar wel verantwoordelijk voor is.
- Waar heeft het betrekking op? Waar gaat het over? De papieren die je echt gaat opbergen, leg je op stapels van dezelfde categorie. Dit vereenvoudigd en versnelt straks de stap van het feitelijke opbergen. Maak daarbij stapels die voor jou logisch zijn en gebruik categorieen die ook terugkomen in de ordners van je administratie. Denk aan stapels zoals “rekeningen betaald”, “rekeningen nog te betalen”, “verzekeringspapieren” en “bankafschriften”.
Nu wel opbergen
Vervolgens stop je de stapels die je gemaakt hebt bij de laatste vraag in mapjes (bijvoorbeeld in simpele L mapjes, zoals deze), en plak je er een post-it op met de betreffende categorienaam.
Heb je nu nog tijd over verwerk deze stapels dan direct en berg de papieren op hun permanente plek op (in ordners, hangmappen, of wat voor systeem je ook hebt).
Lukt dat nu niet meer, dan heb je met deze tijdelijke mapjes een mooi startpunt voor je volgende opruimmoment. Je hebt een geordende stapel mapjes met papieren, die niet weer door de war of kwijt kunnen raken en je weet precies wat je de volgende keer moet doen. Dit vergroot de kans dat je het ook daadwerkelijk gaat doen!
Irritatie rondom stapels papieren voorkomen
Dat papieren je huis of kantoor binnenkomen kun je niet helemaal voorkomen. Minder dan vroeger, maar je krijgt nog steeds post. Als je je uitgaven bijhoudt, zul je ook je bonnetjes bewaren, om later te noteren. En als je kinderen hebt, gaat het helemaal hard met tekeningen, kleurplaten en ander interessants dat ze mee naar huis nemen.
Het is gek, maar ook als je net alles hebt weggewerkt, ligt er voor je het weet weer een nieuwe stapel.
De enige oplossing is regelmatig bovenstaande stappen te doorlopen. Afhankelijk van hoe snel de stapels ontstaan, iedere dag of 2 tot 3 keer per week. Wanneer je het echt vervelend vindt om naar te kijken, zorg dan voor mooie dozen op de plekken met een natuurlijke aantrekkingskracht voor papieren, zoals op de schoenenkast in de gang, het aanrecht in de keuken of de eetkamertafel. De papieren liggen dan minder in het zicht, iedereen weet waar ze tijdelijk horen én het maakt de eerste stap van het verzamelen een stuk makkelijker en sneller.
Veel succes!
Ps Wil je toch liever hulp of een stok achter de deur? Stuur me een berichtje via de contactpagina of een DM op Instagram.
